* Pendahuluan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu terobosan besar, karena
menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah.
Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan
berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajer. suatu perusahaan
membutuhkan manajer yaitu orang yang mengatur segala sesuatu di dalam
perusahaan baik dalam pekerjaan maupun karyawan tanpa manajer perusahaan tidak
akan bisa mencapai tujuan awal terbentuknya sebuah perusahaan tersebut. Dalam
Bahasan ini yang berjudul Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
akan dijelaskan tentang
hal-hal yang dari awal pendahuluan ini.
*Isi
^Definisi Manajer
Manajer
adalah seorang yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian pada suatu
perusahaan atau organisasi. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi
pekerjaan yang mengepalai beberapa. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin
cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau
organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum
yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.
^Tingkatan Manajer
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering
dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini
pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan
lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan
manajer mulai dari bawah ke atas:
- Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
- Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
- Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun
demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan
menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang
lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim
karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya
sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
•Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
^Peranan Manajer
• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
Ø Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;
Ø Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;
Ø Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
Ø Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;
Ø Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya;
Ø Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
Ø Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;
Ø Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga;
Ø Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;
Ø Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.
Seorang
manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak
keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1.
Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi
dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan,
dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media
tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun
suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2.
Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang
mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah,
manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan
memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat
keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
^Keterampilan
Manajer
Robert L. Katz pada tahun 1970-an
mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.
Ketiga keterampilan tersebut adalah:
- Keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
- Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill). Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
- Keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain
tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin
menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
- Keterampilan manajemen waktu
Merupakan
keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan
waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew
Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji
$2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per
minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah
$800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap
menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu
saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu
yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
- Keterampilan membuat keputusan
Merupakan
kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam
memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).
Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang
manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat
diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap
alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik.
Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih
serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
^Penutup
Kesimpulan
Manajer memiliki beberapa
tingkatan berdasarkan struktur organisasi tradisional yaitu manajemen lini
pertama, manajemen tingkat menengah, & manajemen puncak. Selain itu ada lagi tingkatan
manajemen pada manajer yaitu Tingkat Perencanaan Strategis, Tingkat
Pengendalian Manajemen, & Tingkat Pengendalian Operasional. Manajer
memiliki banyak peranan yaitu:
*Interpersonal roles
(aktivitas antar pribadi) :
Ø
Figurehead (kepala)
Ø
Leader (pemimpin)
Ø
Liaison (penghubung)
*Informational roles
(aktivitas informasi) :
Ø
Monitor (pemantau),
Ø
Disseminator (pewarta)
Ø
Spokesperson (juru bicara)
*Decisional roles (aktvitas
keputusan) :
Ø
Entrepreneur (wirausahawan)
Ø
Disturbance handler (pemberes gangguan)
Ø
Resource Allocator (pembagi sumberdaya)
Ø
Negotiator (perunding)
Manajer memiliki 3 keterampilan dasar dan 2 keterampilan
pendukung lainnya
-Keterampilan konseptual (conceptional skill)
-Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
-Keterampilan teknis (technical skill)
-Keterampilan manajemen waktu
-Keterampilan membuat keputusan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar